Правила архивирования для бухгалтерской документации

Согласно нормативным актам РФ, все бухгалтерские документы подлежат хранению в строго установленном порядке в течение конкретного промежутка времени. Ответственность за выполнение данного требования возлагается на руководство организации.

В ходе отчетного периода документация располагается в помещении бухгалтерии, при этом обязательно к ней предоставляется удобный доступ. Затем осуществляется ее передача в архив.

Требования, предъявляемые к хранению бухгалтерских документов

• Правила хранения и архивирования должны соблюдаться максимально четко, благодаря чему обеспечивается оперативный поиск нужного документа.
• Необходимость регулярного архивирования, что направлено на упорядочивание организации рабочего места бухгалтера. Архивирование является обязательной процедурой по истечении отчетного периода.
• Сроком хранения первичных бухгалтерских документов является 5 лет.
• Длительность хранения лицевых счетов персонала равняется 75 годам.
• На годовые отчеты распространяются правила о вечном хранении.

Есть ли необходимость в привлечении для архивирования специалистов?

Задача правильного архивирования относится к наиболее сложным, ведь вследствие постоянно изменяющегося законодательства трудно всегда быть в курсе последних требований. В результате этого в процессе архивирования могут появляться непредумышленные ошибки.

Всего этого можно избежать, если обратиться за помощью к специалистам, которые в совершенстве владеют своей профессией. Специалисты по архивированию предварительно выясняют объем документации, предназначенной для систематизации.

Для этого производится удаление копий, черновиков, дубликатов и иной ненужной информации. Одновременно осуществляется сбор наиболее важных документов (сертификатов, лицензий и т. п.), хранение которых обеспечивается на особых условиях, в частности, запрещается их подшивка.

Документы с однородной информацией разбираются на стопки для формирования дел, после чего производится их сшивание в брошюры и переплет. Все номера страниц непременно нумеруются, а к делу прилагается подробная опись содержащихся в нем документов.

Для облегчения работы с делом на его обложку наносятся данные о его номере, названии, отчетном периоде, особом архивном индексе. Как только будет завершено создание всех дел, начинается составление их общей описи.

Очевидно, что соблюсти такое множество нюансов своими силами действительно трудно. Поэтому есть проверенный вариант — обращение к специалистам, которые сделают Ваш архив поистине безупречным.

Назад в раздел