Основы организации архива

Особенностью бумажной документации является ее способность к накапливанию, поэтому если вовремя не отправлять на хранение документы, то возникает угроза загромождения рабочего пространства и снижение эффективности работы самих сотрудников. Оптимальным решением является архивирование документов, ведь некоторые из них могут быть востребованы в дальнейшем. К тому же законодательство определяет для ряда документов определенные и обязательные сроки хранения.

Стоит помнить, что при нарушении порядка архивации бумаг, которые должны обязательно быть переданы на хранение, вступают в действие санкции соответствующих органов.

Этапы архивации

1. Сбор документов, подлежащих хранению. Здесь требуется руководствоваться датой создания документа, так как различные его виды должны храниться на протяжении разных сроков. Периодичность сбора документации зависит от объема документооборота.

2. Классификация собранных бумаг. Она осуществляется на основании принятых норм в делопроизводстве. Документы распределяются по группам, что положительно сказывается на работе с ними, в том числе и хранении.

3. Передача документации в архив. Перечень представленных бумаг заносится в специальный каталог, благодаря чему облегчается определение их правильного месторасположения.

Необходимость создания архива с точки зрения законодательства

Создание архива — это непременное условие для успешной и эффективной деятельности организации. Кроме того, данный вопрос регулируется и законодательством, ведь многие документы могут быть востребованы различными органами, например, налоговой инспекцией. Отсутствие определенного документа может вызвать самые негативные последствия для Вашей компании.

Поэтому созданию архива рекомендуется уделять немаловажное значение. Но что же делать, если смеситель для воды и собственные ресурсы не позволяют подстроить штатные единицы исключительно под нужды архива? Выход есть — обращение к профессионалам!

Какие бонусы предоставляет сотрудничество с профессионалами?

• Создание безупречного архива со всех точек зрения и приведение всех документов в идеальный порядок, что осуществляется на основе четкого следования нормам законодательства.

• Существенная экономия рабочего пространства, так как хранение бумаг организовывается в специальном помещении.

• Финансовая выгода ввиду отсутствия необходимости привлечения сотрудника для ведения архива на постоянной основе.

И наконец, все работы, связанные с созданием архива, профессионалы берут на себя. А когда вдруг понадобится конкретный документ, то Вы его легко сможете найти в архиве.

Назад в раздел