Основы обработки и сдачи документации при ликвидации предприятия

Ликвидация организации подразумевает выполнение множества отчетов, которые требуется предоставить в разнообразные учреждения, в том числе и архивные. Ведь если предприятие перестает существовать, то сведения о ее деятельности должны передаваться на хранение в архив.

Для этого осуществляется комплекс мероприятий по систематизации документов, учитывая их виды и сроки хранения. Стоит учитывать, что при формировании блоков документов следует соблюдать множество правил, которыми делопроизводители, работающие на предприятии, могут и не владеть. Поэтому оптимальным вариантом станет приглашение специалистов архивной сферы, которые идеально знают все нюансы своего дела.

Особенности подготовки документов к сдаче в архив

Если предполагается сдавать документацию в федеральные, муниципальные либо ведомственные архивы, то первоочередной задачей является создание экспертной комиссии. Обязательным условием является присутствие в ней архивариуса из частного либо государственного учреждения.

Экспертная комиссия должна провести анализ документации компании, а также ее сортировку на основе правил архивного хранения. Документы могут передаваться законному правопреемнику, если таковой имеется. В противном случае передача бумаг осуществляется в муниципальный архив.

Контролирующими функциями в ходе деятельности экспертной комиссии обладает глава ликвидационной комиссии, в круг ответственности которого входит и финансирование ее работы, оплата за хранение документации в муниципальных либо городских архивах.

Требования, предъявляемые к деятельности экспертной комиссии

• Определение сроков хранения документации производится на основании перечня типовых управленческих документов, принятый РосАрхивом 6 октября 2000 года.
• Если предполагается сотрудничество со сторонним специалистом по архивному делу, то рекомендуется заключать договор при условии гарантии материальной ответственности компании за работу своих сотрудников.

Завершающий этап

Как только мероприятия по сортировке и оценке документации будут завершены, то наступает черед систематизации. Затем осуществляется подшивка в дела документов, их переплет, оформление описи дел с научно-справочным аппаратом.

Только после данных мероприятий документы могут быть сданы в архив. Сотрудниками этого учреждения производится оценка физического состояния бумаг, проверка описи дел, после чего происходит подпись акта о приеме-сдаче.

Оплата за хранение в архиве требуется только в случае ликвидации частной организации. Соответственно, при прекращении деятельности муниципальной либо государственной компании плата не взимается.

Назад в раздел