Необходимость составления номенклатуры дел

В процессе деятельности каждая компания сталкивается с тем, что количество документов возрастает с огромной скоростью, особенно это касается крупных организаций. Соответственно, если требуется найти определенный документ, то могут возникнуть некоторые затруднения с его поиском.

Оптимальным способом решения данной проблемы является составление номенклатуры дел, которая позволяет эффективно систематизировать и классифицировать документы.

Номенклатуру дел порой сравнивают со справочным изданием, ведь в ней отображаются все сведения, касающиеся конкретного документа. В частности, указывается, к какой группе он принадлежит, его артикул, срок хранения, название дела и т. п.

Задачи, выполняемые номенклатурой дел

• Классификация документооборота.
• Организация документооборота.
• Предоставление к нему информации справочного характера.

Уровни номенклатуры дел

Составление данного документа может осуществляться на уровне подразделений либо быть сводным. За составление структурной номенклатуры ответственны сами подразделения, ведь в ней отображается касающаяся их информация. Если же соединить структурные номенклатуры дел в единое целое, то получится сводная номенклатура.

Цели составления номенклатуры дел

• Приведение дел в упорядоченное состояние, где предусматривается присвоение каждому делу своего уникального индекса.
• Составление дел, на основе которых будет осуществляться распределение архивных документов.
• Создание основы для разработки справочной картотеки.
• Распределение дел согласно их срокам хранения, что позволяет оптимизировать составление актов списания и непосредственно утилизацию документов.

Особенности составления номенклатуры дел

Составление номенклатуры осуществляется на основании типового шаблона, который непременно должен отражать специфику работы предприятия. К примеру, документация медицинского учреждения кардинально отличается от документов ресторана. Здесь действует правило: грамотное составление номенклатуры дел должно присутствовать с самого начала деятельности организации. Благодаря этому всегда можно будет в кратчайшие сроки обнаружить требуемые документы (справки, приказы, акты приема/сдачи и пр.)

Составление номенклатуры, в том числе и ее шаблона, можно сделать самостоятельно. Однако оптимальным вариантом считается вызов специалиста, который оперативно разработает типовые шаблоны и предоставит исчерпывающую информацию по работе с номенклатурой дел.

Назад в раздел