Ключевые моменты проведения экспертизы ценности документов

Деятельность любой организации основывается на создании значительного документооборота, который требует постоянной систематизации. С этой целью осуществляется такая процедура, как экспертиза ценности, которая позволяет упорядочить документооборот в организации.

Задачи экспертизы ценности документов

Назначением данной процедуры является выявление сроков хранения документации, а также определения, есть ли необходимость дальнейшего хранения. Для определения ценности используется Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Те бумаги, которые обладают конкретной научной либо иной ценностью, должны быть отправлены в государственный архив. Если же нет такого архивного учреждения, то обязанности по обеспечению сохранности документации возлагаются на само предприятие.

Виды экспертизы ценности документов

• Первичная, которая используется в ходе формирования номенклатуры дел, вышедших из оперативного употребления. Процесс включает в себя определение срока хранения и типа документа, а также внесение в общую систему и подшивку.
• Оценочные работы с целью сдачи в архив организации. Производится изучение сроков хранения, что служит основой формирования архива.
• Периодическое определение документации, срок хранения которой является истекшим. Выделенные документы направляются на уничтожение.

Правила определения сроков хранения документации

Для грамотного формирования групп дел требуется выявить сроки их хранения, что осуществляется на основе перечня категорий документов. Хранение дел по личному составу должно осуществляться на протяжении 75 лет, как только был расторгнут трудовой договор либо обязательства были расторгнуты по иным причинам. Столь длительный срок хранения предусматривается с той целью, что за это время может возникнуть у человека необходимость уточнения данных для, например, начисления социальных выплат, пенсии и т. п.

Постоянному хранению подлежат документы, которые свидетельствуют о наличии лицензионного права на какую-либо деятельность, отчеты, годовые балансы, распоряжения и приказы по основной деятельности.

Перечень содержит в себе точные сроки хранения всех видов документации, что позволяет полноценно производить экспертизу ценности.

Как должна проводиться экспертиза ценности?

Для ее осуществления привлекается архивный работник либо сотрудник, который отвечает за архивные мероприятия в организации. Если вследствие высокой численности штата в компании имеется собственный архив, то экспертиза производится совместно с представителем организации и специалистом по архивной обработке документации.

Некоторые компании в силу специфики своей деятельности должны обеспечить создание экспертной комиссии, которая принимает на себя всю полноту ответственности за оценку документации самой компании и подведомственных ей организаций. Если в ходе экспертизы будут зафиксированы нарушения, то в действие вступает административное законодательство.

Назад в раздел